ACTIVIDAD # 4

4. ACTIVIDAD DE PRODUCIR Y TRAMITAR DOCUMENTOS:

La siguiente actividad debe desarrollarse en equipo y debe subirse al blog del grupo. Todos deben estar en capacidad de responder preguntas y/o exponer cualquiera de los puntos:

1.    INVESTIGUE Y RESUMA:

1.  LEY 43 DE 1913

2.  LEY 5 DE 1999. Art. 7

3. *CÓDIGO PENAL: Art. 218 a 228 y Art. 231

4. *CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL: Art. 261 a 263

5. *CÓDIGO DE COMERCIO: Art. 48, 51, 54

6. *DECRETO 2649 DE 1993. Art. 123

7. DECRETO 1584 DE 1994

8. DECRETO 2150 DE 1995. Art. 11, 12, 23 y 24

9. *ACUERDO AGN 060 DE 2001. Art. 4, 6, 9 y 14NTC 1673

10. NTC 2223: 1986

11. NTC 4436

2     INVESTIGUE Y RESPONDA:

a. *¿Cuáles son los objetivos de la comunicación escrita y las comunicaciones oficiales?
b. *¿Qué es un tipo documental? y ejemplifique 5, identificando las características de los mismos. (SO)
c. *Diferencie entre preservar y conservar.
d. *Identifique los elementos de agrupación y las unidades de conservación (JA)
e. *¿Qué es un organigrama?, explique. (JE)
f. *¿Qué es un manual de procedimientos y funciones? (YOR)
g. -Defina que es y que debe contener un manual de correspondencia
h. -*Conceptualice autoridad y conducto regular.
i. –*Indague en el acuerdo 060 de 2001 la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.

1.    INVESTIGUE Y RESUMA:

3  -CODIGO PENAL ART: 218-228 y 231

 El servidor público que realice algunas de las conductas tipificadas en los artículos  218-228 y 231 de cogido penal   colombiano que  incurrirá  en:

 Falsedad  de material oficial en documento público, Falsedad ideológica en documento público, Falsedad en documento privado Uso de documento público, Destrucción, supresión y ocultamiento de documento públicos y privados,  Falsedad personal para la obtención de documento público. Falsedad personal Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero, Alteración y modificación de calidad, cantidad, peso o medida. Incurrirá en un delito de 3 a 10 anos de prisión

Art. 218. - Falsedad material de empleado oficial en documento público. El empleado oficial que en ejercicio de sus funciones falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10)años.

Art. 219. - Falsedad ideológica en documento público. El empleado oficial que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10) años.

Art. 220. - Falsedad material de particular en documento público. El que falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.

Art. 221. - Falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años.

Art. 222. - Uso de documento público falso. El que sin haber concurrido a la falsificación hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a ocho (8) años. Si quien usa el documento a que se refiere el inciso anterior, fuere el mismo que lo falsificó, la pena se aumentará hasta en la mitad.

Art. 223. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento público. Modificado Ley 43 de 1982, Art. 3o. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente, documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años. Si el hecho fuere realizado por empleado oficial en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de tres (3) a diez (10) años.

Art. 224. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.

Art. 225. - Otros documentos. Para efecto de los artículos anteriores se asimilan a documentos, siempre que puedan servir de prueba, las expresiones de persona conocida o conocible recogidas por cualquier medio mecánico, los planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, radiográficas, fono-ópticas, archivos electromagnéticos y registro técnico impreso.

Art. 226. - Falsedad personal para la obtención de documento público. El que para obtener documento público, suplante a otro, o se atribuya nombre, estado civil, calidad, profesión, oficio o condición falsos, incurrirá en prisión de seis (6) meses a tres (3) años.

Art. 227. - Falsedad personal. El que con el fin de obtener un provecho para si o para otro, o causar daño, sustituya o suplante a una persona o se atribuya nombre, edad, estado civil, o calidad que pueda tener efectos jurídicos, incurrirá, siempre que el hecho no constituya otro delito, en prisión de uno (1) a tres (3) años.

Art. 228. - Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice uno de los hechos descritos en este capítulo, con el fin de obtener para sí o para otro, medio de prueba de hecho verdadero, incurrirá en arresto de tres (3) meses a dos (2) años.

Art. 231. - Alteración y modificación de calidad, cantidad, peso o medida. El que altere o modifique en perjuicio del consumidor, la calidad, cantidad, peso o medida de los bienes de que trata este capítulo, incurrirá en arresto de tres (3) meses a dos (2) años y multa de un mil a cien mil pesos.

4. CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL: Art. 261 a 263

NORMA GENERAL PARA LA DESCRIPCION ARCHIVISTICA

-Art.261. DE RESPONSABILIDAD CADA CUSTODIO

Cada servidor público mencionado en los artículos  anteriores será responsable de la custodia del contenedor y del elemento material durante el tiempo que esté en su poder, de modo que no pueda ser destruido suplantado, alterado  o deteriorado.

-Art.262. REMANENTES

Los remanentes del elemento material analizado, serán guardados en el almacén que en el laboratorio está destinado para ese fin. Al almacenarlo será previamente identificado de tal forma que en cualquier momento pueda ser  recuperado para nuevas investigaciones o análisis o para su destrucción cuando así lo disponga la autoridad judicial competente. Cuando se tratare de otra clase de elementos como moneda, documentos manuscritos mecanografiados o de cualquier otra clase;  o partes donde constan números seriales y otras semejantes, elaborando el informe pericial, continuaran bajo custodia

-Art.263. EXAMEN PREVIO AL RECIBO.

Toda persona que deba recibir un elemento material probatorio y evidencia física, antes de hacerlo, revisara el recipiente que lo contiene y dejara constancia del estado en el que se encuentre

ARTICULO 5° CONSULTA DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN .Consulta de documentos por parte de los ciudadanos y otras dependencias deberá efectuarse permitiendo acceso  a los documentos cualquiera que sea su soporte, si el interesado desea expedición de copia esta será autorizada por el jefe de la respectiva oficina o funcionario delegado esa facultad y solo será permitido cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la constitución o las leyes. En la correspondiente oficina se llevara registro del préstamo y de forma opcional estadística de consulta  

ARTICULO 6°   PRESTAMO DE DOCUMENTOS. Pará tramites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha de préstamo e identificación del expediente  n° folios, nombre, cargo de quien retira el expediente y el termino perentorio para su devolución, vencido el plazo el responsable de la dependencia productora deberá exigir su devolución

5 - CÓDIGO DE COMERCIO: Art. 48, 51, 54

La normatividad básica que se encuentra en el código de comercio o Decreto Ley 410 de 1971 ha sido modificada por el decreto 1798 de 1990, la Ley 6 de 1992, los Decretos 2620 y 2649 de 1993 y la ley 527 de 1999 entre otras.

Es deber del comerciante: conservar con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.

Hace referencia al registro mercantil y a los libros y papeles del comerciante y al tiempo de conservación del mismo.

Art. 48._ Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales. Todo comerciante llevará la contabilidad de su empresa según el código de comercio, podrá utilizar sistemas de microfilmación u otros sistemas para registrar las operaciones y demostrar de manera clara y veraz el estado general del negocio

Art. 51._ Correspondencia y comprobantes. La contabilidad deberá respaldarse con comprobantes a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios

Art. 54._ Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. El comerciante guardará copias de la correspondencia en relación a sus negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia y conservará la correspondencia recibida en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

6     *DECRETO 2649 DE 1993. Art. 123

NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS

SOPORTES-  teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos  deben documentarse mediante soportes de origen interno y externo fechados y autorizados por quienes los elaboran.

Deben adherirse a comprobantes de contabilidad respectivos dejando constancias en estos conservándose archivados en orden cronológico y de manera que sea posible su verificación, se pueden conservar en el idioma en el cual se haya otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle

DECRETO 1584 DE 1994

Documentación e información estrictamente indispensable. Pará grafo  Conservación de documentos Registro proponerte cámara de comercio

DECRETO 2150 DE 1995 ARTICULOS  11, 12,23Y 24

ARTÍCULO 11. SUPRESIÓN DE SELLOS. En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores.

La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo.

Prohíbase a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso por la  Administración Pública.

ARTÍCULO 12. FIRMA MECÁNICA. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico.

ARTÍCULO 23. FORMULARIO ÚNICO. Cuando varias entidades requieran de los particulares informes de una misma naturaleza, podrán disponer el diligenciamiento de un formulario único.

ARTÍCULO 24. FORMULARIOS OFICIALES. Los particulares podrán presentar la información solicitada por la administración pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original.

9.  ACUERDO AGN No. 060 DE 2001

(30 de octubre de 2001)

POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS

COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE

CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS

Estos artículos hablan de los requisitos para radicar la correspondencia como firmas autorizadas, la correcta numeración consecutiva y sin tachones en este caso hay salvedad. Conservación de los documentos según normas NTC para pepel, soportes digitales, y ejecución de métodos para los backups:

ARTICULO CUARTO:   Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

ARTICULO SEXTO:   Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.

ARTICULO NOVENO : Conservación documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel

y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a

8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “ Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información

ARTICULO DÉCIMO CUARTO:

Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera

de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.

NORMA TECNICA COLOMBIA NTC 1673:

Habla sobre el papel y el cartón al producir los documentos.

Para el papel bond tamaño carta:

PAPEL BOND TAMAÑO CARTA:

·         Humedad 7.5 % Máximo

Blancura 78 % Mínimo

·         El papel Bond debe cumplir con los requisitos

·         indicados en la NTC 1673.

·         Los papeles para escribir e imprimir deben

·         cumplir con los requisitos de lisura descritos

·         en la Norma.

·         El papel para escribir e imprimir debe tener

·         suficiente resistencia al esparcimiento de las

·         tintas estilográficas de tal manera que los

·         trazos deben quedar nítidos y definidos.

Empaque y Rotulado:

·         El papel Bond deberá empacarse con una envoltura y dos tapas laterales de material impermeable tales que protejan el papel de la humedad y manejo adecuado durante el almacenamiento y transporte.

Presentación:

·         El papel Bond deberá empacarse con una envoltura y dos tapas laterales de material impermeable tales que protejan el papel de la humedad y manejo adecuado durante el almacenamiento y transporte.

2-    INVESTIGUE Y RESPONDA:

a. ¿Cuáles son los objetivos de la comunicación escrita y las comunicaciones oficiales?
b. *¿Qué es un tipo documental? y ejemplifique 5, identificando las características de los mismos. (SO)
c. Diferencie entre preservar y conservar.
d. *Identifique los elementos de agrupación y las unidades de conservación (JA)
e. *¿Qué es un organigrama?, explique. (JE)
f. *¿Qué es un manual de procedimientos y funciones? (YOR)
g. -Defina que es y que debe contener un manual de correspondencia
h. -Conceptualice autoridad y conducto regular.
i. -Indague en el acuerdo 060 de 2001 la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.

a.      ¿Cuáles son los objetivos de la comunicación escrita y las comunicaciones oficiales?

·         Conocer los criterio generales de eficacia comunicativa y legibilidad

·         Concebir la tarea de elaboración de un texto como un proceso y mejorar las propias estrategias de redacción.

·         Adquirir criterios para elaborar textos adecuados, coherentes y correctos, con un estilo que favorezca los objetivos de comunicación.

·         Comprender la función de redactar de empresa y desarrollar estrategias para adecuar los textos al contexto y a los objetivos de la organización.

TEMAS DE COMUNICACIÓN ESCRITA:

·         Propiedades del buen discurso escrito. Recursos de comunicabilidad

·         El proceso de comprensión de un texto, planificación, textualización y revisión.

·         Modelo de lengua y consejos de estilo.  Lenguaje estándar.

·         La comunicación escrita en el contexto de la organización: función del redactor, tipos de lector, tipos de texto, modelos de comunicación, criterios de imagen y promoción de la entidad.

b.      ¿Qué es un tipo documental? y ejemplifique 5, identificando las características de los mismos.

Los tipos documentales son soportes producidos por las unidades administrativas en el desarrollo de sus actividades

Cada función se traduce en uno o varios tipos documentales

De acuerdo con esta definición, de cada actividad y/o función se derivaría un documento.

·         Así de la función catastral tendremos, por ejemplo las cédulas catastrales

·         de los ingresos y egresos resultarán los libros de diario, de caja, pólizas, recibos, facturas, órdenes de cobro o pago

·         de la averiguación de un delito, órdenes de presentación, peritajes, mandamientos.

c.      Diferencie entre preservar y conservar.

Preservar:

Las bibliotecas y los archivos se encuentran amenazados por un problema masivo de deterioro y pérdida de sus colecciones. Muchas colecciones son cada vez más frágiles y algunas están en peligro de perderse para siempre. El problema del deterioro obedece a varias causas interrelacionadas: inestabilidad química inherente a los componentes de los materiales de bibliotecas y archivos, condiciones ambientales inapropiadas en las áreas donde se almacenan las colecciones, prácticas de almacenamiento y manipulación inadecuadas, desastres naturales, hurto y vandalismo. Para la mayoría de las bibliotecas y archivos, el tratamiento de conservación profesional como forma de rectificar el problema es, y siempre será, prohibitivamente costoso. Sin embargo, el cuidado preventivo adecuado de las colecciones, incluidos el almacenamiento, la manipulación y la seguridad apropiados, no representa una meta inalcanzable.

Conservar:

Hay archivadores grandes tan bonitos y vistosos que puedes tenerlos a la vista. Decoran y te ayudarán a organizarte. No olvides etiquetarlos para ahorrar tiempo al buscar documentos.

Haz revisiones cada año, porque hay papeles, como las garantías, que caducan.

Utiliza un portafolios de plástico para guardar los documentos importantes: títulos académicos, certificados laborales, papeles del matrimonio, testamento, libro de familia, poderes notariales, escrituras de propiedad, contrato de alquiler, pólizas de seguro, cartilla de vacunación, etc.

En una carpeta de gomas puedes incluir los documentos que necesitamos trasladar, como recetas o tarjetas sanitarias.

Los recibos de la casa  pueden ir en un archivador de fuelles.

Usa una pequeña caja para los tiques de compra de ropa o calzado y para los resguardos bancarios.

d.  Identifique los elementos de agrupación y las unidades de conservación         

Dentro de la conservación de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupados con ganchos o costuras la archivística se define como unidad de conservación en base a cualquier archivo, estas unidades son:

PAQUETES:

Es la forma en que varios documentos se almacenan envueltos o amarrados con un cáñamo así fijando en una de sus caras un titulo de información.

Como podemos contar es  mecanismo no recomendado para la conservación de estos ya sea por su mal manipulación o manejo, ocasionando roturas generando también un ambiente de deterioro biológico y complicando el proceso de depósito, manipulación y consulta.

LEGAJOS:

 Partiendo de que es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel, formatos y técnicas con una organización  de agrupación de la A-Z. La conservación de estos es empastada en forma de libro, mediante costuras a nervios hundidos o en relieve, para evitar cambios se procede al amarre de pitas o cuerdas.

Esta manera muestra las siguientes faltas:

• Es frágil contra el polvo y fricción.
• El cordel termina abarquillado, os cartones de la encuadernación pasando a un deterioro de tipo físico, como roturas y rasgaduras.
• La agrupación indiscriminada de diferentes formatos y tipos de papel.
• Con el tiempo los adhesivos tienden a cristalizarse y se toman insolubles por lo cual son muy difíciles de remover.

LIBROS:

Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda , lomo hueco o adherido al mismo, costuras sobre cintas o tiras se toma en cuenta la conservación del documento.

CAJAS:

Es el instrumento que mas ofrece mejor seguridad en cuanto la conservación de documentos durante las fases de depósito y manipulación, en este caso encontramos amplía variedad de estilos entre ellos están:

• Polipropileno

Son bastantes resistentes, de peso ligero y por lo general son bastantes herméticos, esta ultima por su poca ventilación puede general micro-climas que facilite la difusión de agentes patógenos como hongos y bacterias.

• Cartón:

Debido a que es muy económico , por su preció contamos con buena resistencia en la manipulación, funcionando así excelentemente como barreras frente fluctuaciones , medio- ambientes por lo tanto estos materiales son fabricados con cartones ácidos, requiriendo un recubrimiento que evite la migración por contacto de la acidez del cartón con los documentos . Como buena recomendación los documentos se guardan con carpetas para evitar algún cambio.

Conservación preventiva para los documentos de archivo

La preservación o conservación preventiva se ocupa en detectar, controlar y erradicar los mecanismos externos del deterioro.

La conservación controla todas las acciones de aplicación directa, así deteniendo la deterioración interna y externamente de ciertos materiales.

La restauración se ajusta aquellos procesos encaminados a recuperara los valores formales y estéticos del bien cultural.

Cada uno de estos niveles cumple su función para una  conservación  historia por medio de los documentos legítimos del patrimonio cultural.

 En general los aspectos que deben ser contemplados durante los procesos de manipulación son:

 Al tomar las unidades d conservación de las estanterías, no las hale y evite ejercer fuerza exagerada sobre las partes más débiles (cofia en el coso de libros, una sola de las tapas, etc.) ya que estas operaciones causan debilitamientos y deterioros estructurales a la unidad. 

 Si el número de unidades que transporta sobrepasa el número de cuatro, sírvase de algún medio de transporte como un carro auxiliar.

 En caso de no contar con este tipo de medios, transporte solo las unidades que pueda manipular con ambas manos.

 Evite trasladar los paquetes de sus amares, ya que el cordel o cuerda con el peso de la unidad ocasiona rozaduras, abarquillamientos y fracturas en las tapas y documentos.

 Consulta externa

Consideramos que uno de los inconvenientes sobre la conservación es debido a la manipulación ejercida por el usuario durante los procesos de consulta. Este problema lo podemos controlar por medio de mecanismos o programas de sensibilización. (Charlas inductivas, videos, carteleras, afiches, plegables).             

  Programa de producción:

 El interés de tipo reprográficos en las entidades administrativas, bibliotecas y oficinas gubernamentales en general, hemos podido identificar los siguientes métodos reprográficos: el microfilme, las fotografías, las fotocopias y por ultimo el disco óptico sobra decir que para su función es necesario tener una excelente manipulación sobre el documento.

·         Microfilme

 Si bien sabemos que la eficacia de sus técnicas y características lo garantizan como el registro legal más aceptable dando así un distanciamiento a los documentos originales. Hemos  notado que para el manejo de este medio el material encuadernado se expone gravemente a una  abertura excesiva, esta implica  someter los empastes a presiones que generen deterioros estructurales y para ciertos casos la desencuadernación  total del volumen para esto es necesario aplicar ciertas recomendaciones.

  Evalué el estado físico y de integridad de la unidad y determine el tipo de encuadernación y su relevancia a nivel histórico.

 Si se encuentran encuadernaciones muy valiosas en estados de deterioración deberán intervenir los de primeros auxilios (refuerzos estructurales de lomos, nervios, esquinas y hojas de guarda, unión de rasgaduras, etc.) previo a su registro.

Solicite accesoria profesional.

 Los documentos afectados drásticamente por deterioros de tipo físico y que presenten actividad de agentes biológicos, deberán ser aislados para su tratamiento. Para estos casos aislé la documentación y solicite la asesoría al archivo general de la nación. 

 Los documentos de muy poco valor histórico y no sean originales pero presenten un alto nivel de deterioro estos podrán ser descuadernados, siempre cuando:

La persona encargada de realizar estos procesos haya sido formada en técnicas de desempaste y que cumplan con los requerimientos exigidos por la conservación.

  En caso que los lomos tengan adhesivos cristalizados y de difícil separación estas se retirarían con una mezcla especial posteriormente puede eliminar el adhesivo y sus residuos con una espátula sin filo.

 Para trasladar documentos bastantes deteriorados con debilidad estructural se sugiere transportarlos con un soporte rígido; lamina acrílica, cartón o cartulina gruesa, preferiblemente de naturaleza neutra.

·         Registro fotográfico

 Al darle el uso adecuado a este sistema en cuanto tiempo de iluminación   los documentos no tendrían que versen afectados por la luz de dicha  bombilla.

·         Fotocopia

 Es el sistema de reproducción mas solicitado por los diferentes tipos archivos siendo de grandes ventajas para los investigadores y para el público en general, claro esta que la persona que no sepa manipular el documento en dicho sistema  puede ocasionarle grandes averías.

Programa de mantenimiento

 En la mayoría de archivos del país surge una preocupación de cómo se depositan o almacenan ciertos documentos ya que estos los ubican en sitios inadecuados o en zonas aisladas causando así el olvido de dichos documentos por lo general también es donde van a reposar todos aquellos insumos o elementos que se les a dado de baja por la institución exponiéndolos al deterioro por ciertos factores.

 Áreas de depósito y mobiliario  

    El equipo mínimo debe constar de una aspiradora dotada en su boquilla con una tela de algodón, brochas de cerdas suaves y tela de algodón blanca o bayetilla.

 Como solvente auxiliar para la limpieza de estanterías podrá utilizar; agua- alcohol 50-50, teniendo presente no usarlo sobre la documentación.

 Para evitar el levantamiento de polvo en la limpieza de los pisos, humedezca un trapo con poco varsol ya que no afecta las técnicas de registro de la documentación.   

 Para la estantería y partes externas de la documentación podrá emplearse la aspiradora, evitando el roce y abrasión de los documentos, por contacto. 

e- ¿Qué es un organigrama?, explique.

El organigrama es una manera de representar la organización jerárquica de una empresa, por medio de esta podemos dar a conocer la organización de una empresa y así mismo las competencias que la conforman.

El organigrama desempeña un papel informativo y de representación de autoridad o jerarquía. Este debe ser sencillo  y de fácil uso y entendimiento además deberá contener lo indispensable.

Podemos encontrar organigramas para representar de la siguiente forma:

v  Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.

v  Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

v  Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.

v  Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.

v  Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.

v  Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos de autoridad el tabular no.

f- ¿Qué es un manual de procedimientos y funciones?

Es la recopilación organizada y coherente de procedimiento cada  empresa es como un proceso de  apoyo en el cual  nos dice como se deben  desarrollar las actividades de cada empresa, con el  fin  de registra y controlar las copias  que allí se realizan, todo esto con la función de hacer   un organigrama en donde se incluyan, puestos, objetivo del puesto, funciones del proyecto, dependencia jerárquica, personal a su cago y indicadores del control d la gestión 

g. -Defina que es y que debe contener un manual de correspondencia

El artículo 2  de la ley 594 hace referencia   a unas definiciones específicas. En este caso vale aclarar que de acuerdo con el fallo de la corte, las comunicaciones oficiales no se debían denominar correspondencia, ósea que la correspondencia  siempre será de carácter privado.

Determinamos plantear la siguiente definición: las comunicaciones oficiales son todas aquellas  producidas o recibidas  en el desarrollo de las funciones asignadas lentamente a una entidad.

La  correspondencia queda definida  como todas las  comunicaciones  de carácter privada que no generan  trámites para la entidad pública (A G N)

h. -Conceptualice autoridad y conducto regular.

CONCEPTO DE AUTORIDAD Está relacionado con el concepto de jerarquía y corresponde poder mandar sobre los demás induciéndoles una determinada forma de actuar. Se trata de la relación de poder que se establece del superior al subordinado

Autoridad funcional- Corresponde al poder mandar coordinar y controlar los subordinados a que desarrollen labores especificas en una determinada área funcional que constituye las bases del funcionamiento de cualquier organización, sea empresarial, asociativa, religiosa, política, militar u otra.

Tipos de autoridad

Autoridad jurídica- Impuesta por obligación a los subordinados y que puede dividirse en autoridad formal (estructura organizacional) y autoridad operativa (definida por los procedimientos internos de la organización)

Autoridad  Moral- Que surge naturalmente de la superioridad de conocimientos de un determinado individuo la cual puede dividirse en autoridad técnica y personal

CONDUCTO REGULAR

Termino  que define los diferentes impases que se generen en una actividad académica y que deben tratarse inicialmente con el docente titular, al no tener una solución satisfactoria se debe continuar con el siguiente conducto, el director del programa, consejo curricular, consejo de la facultad, consejo académico y finalmente consejo superior

i. -Indague en el acuerdo 060 de 2001 la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.

ACUERDO 060 DE 2001

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas  que cumplen funciones públicas

CORRESPONDENCIA- Son aquellas comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal citando o no el cargo del funcionario .No generan tramite para las instituciones.

COMUNICACIONES OFICIALES- Son aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente en esta entidad, independientemente del medio utilizado 

Las radicaciones en correspondencia de las entidades se asigna un numero consecutivo a las comunicaciones o producidas dejando constancia fecha, hora de recibo o envió. En las comunicaciones oficiales no se puede reservar número de radicación ni habrá números repetidos enmendados corregidos o tachados la numeración será asignada en estricto orden de recepción de documentos, cuando el usuario presente personalmente la correspondencia se le entregara su copia debidamente radicada.

Al comenzar cada año se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando  sistemas manuales-mecánicos o automatizados