3. Actividad de organizar documentos

3. ACTIVIDAD DE ORGANIZAR DOCUMENTOS

1. Lean y comprendan la LEY 594 DE 2000, (ENLACE A LA DERECHA), por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones. Elaboren, en equipo, un mapa conceptual y súbanlo al blog. Para subirlo pueden apoyarse en el enlace que está a la derecha para subir presentaciones de Power Point.

2. Consulten el acuerdo 038 de 2002, por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y respondan:
- ¿Cuáles son las responsabilidades del servidor público frente a los documentos y archivos?
- Explique cómo debe llenarse el formato único de inventario documental.
- ¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario a cargo del servidor público?

3. Según el ACUERDO 42 DE 2002,(ENLACE A LA DERECHA), responda:
- Explique la obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.
- ¿Cuáles son los criterios para la organización de archivos de gestión?
- Resuma lo que indica el acuerdo en lo relacionado con la consulta y prestamos de documentos.

4. Investigue y resuma la NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística.

1. Lean y comprendan la LEY 594 DE 2000, (ENLACE A LA DERECHA), por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones. Elaboren, en equipo, un mapa conceptual y súbanlo al blog. Para subirlo pueden apoyarse en el enlace que está a la derecha para subir presentaciones de Power Point:

LEY 594 DE 2000

ES LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y OTRAS DISPOSICIONES.

MAPA CONCEPTUAL

LEY 594 DE 2000

ES LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y OTRAS DISPOSICIONES.

·         REGULA LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA DEL ESTADO Y ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS

·         DEFINE QUE ES UN ARCHIVO PUBLICO, PRIVADO Y DE INTERES PUBLICO

·         ESTABLECE LAS FUNCIONES, GESTIÓN, PATRIMONIO, SOPORTE DOCUMENTAL, TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

·         DEFINE EL DOCUMENTO ORIGINAL

·         HABLA DE LOS PRINCIPIOS GENERALES QUE RIGEN LA FUNCION ARCHIVISTICA

·         EN EL TITULO II HABLA DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES ( DE LOS PLANES Y PROGRAMAS,)

·         EL TITULO III TRATA DE LA CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS (SEGÚN SU JURISDICCIÓN Y COMPETENCIAN SON: ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, MUNICIPIO, DEPARTAMENTO, DISTRITO. ARCHIVOS DE ENTIDADES, ARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIAL, LEGISLATIVA, EJECUTIVA, DE ORGANISMOS DE CONTROL

·         TITULO IV: ADMINISTRACION, ORGANIZACION DE ARCHIVOS (OBLIGATORIEDAD, RESPONSABILIDAD, PROPIEDAD DE LOS ARCHIVOS.

·         TITULO V: GESTION DE DCOMENTOS (PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL CON TECNOLOGIAS, PROCESOS COMO PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN

·         TITULO VI. ACCESO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS (TODA PERSONA TIENE DERECHO DE CONSULTAR DOCUMENTOS A MENOS QUE SEA DE CARÁCTER RESERVADO. RESERVA LEGAL CADUCA A LOS 30 AÑOS.

·         TITULO VII: SALIDA DE DOCUMENTOS: (SALIDAS TEMPORALES DOCUMENTOS HISTORICOS)

·         TITULO VIII: CONTROL Y VIGILANCIA: VISITAS DE INSPECCIÓN, PREVENSION Y SANCIÓN,

·         TITULO XIX: ARCHIVOS PRIVADOS (SE DERIVAN DE LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS

·         TITULO X: DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACIÓN (EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION PUEDE RECIBIR DONACIÓN, DEPOSITOS Y LEGADOS DE DOCUMENTOS, COMPRA,

·         TITULO XI. CONSRVACION DE DOCUMENTOS (REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EN NUEVOS SOPORTE.

·         TITULO XII. ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA (OTORGA PREMIOS A QUIEN DIFUNDA EL PATRIMONIO DOCUMENTAL)

·         TITULO XIII: DISPOSICIONES FINALES: APOYO DE INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, ESTA LEY DEROGA TODAS LAS DISPOSICIONES QUE LE SEAN CONTRARIAS.

2. Consulten el acuerdo 038 de 2002, por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y respondan:
a. ¿Cuáles son las responsabilidades del servidor público frente a los documentos y archivos?
b. Explique cómo debe llenarse el formato único de inventario documental.
c. ¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario a cargo del servidor público?

a.    ¿Cuáles son las responsabilidades del servidor público frente a los documentos y archivos?

El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven de su ejercicio de sus funciones.

Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibe o entregará según el caso los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.

b. Explique cómo debe llenarse el formato único de inventario documental.

Entidad remitente

Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos.

Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.

Hoja ___ de ___: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De___: Se registrará el total de hojas del inventario.

Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.

Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental.

Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.

Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.

Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.

A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.

Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).

Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.

Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.

Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

c. ¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario a cargo del servidor público?

1. El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deberá presenciar la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deberá firmar el Acta de entrega y recibo.

2. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvinculará temporal o definitivamente de la entidad.
3. En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarán el acta correspondiente.

4. Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión.

5. Por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos públicos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley.

3. Según el ACUERDO 42 DE 2002,(ENLACE A LA DERECHA), responda:
a. Explique la obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.
b. ¿Cuáles son los criterios para la organización de archivos de gestión?
c. Resuma lo que indica el acuerdo en lo relacionado con la consulta y prestamos de documentos.

ACUERDO 42 DEL 2002

a.    ¿Explique la obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión?

Las entidades a las que se les aplica este acuerdo deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con las tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad facultad y solo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la institución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.

b.     ¿Cuáles son los criterios para la organización de archivos en gestión?

• la organización de los archivos deben basaren en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
• La apertura de la identificación de las carpetas debe reflejar las series y sub-series correspondientes a cada unidad administrativa.

• La ubicación física de los documentos respondan a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha mas antigua de producción será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha a más reciente se encontrara al final de la misma.

• Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y sub-series, estarán debidamente foliadas con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

• Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que se permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será fondo, sección, subsección, serie, subserie, numero de expediente, numero de folio y fechas extremas, numero de carpetas y numero de caja si fuera el caso.

• Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborara un plan de transferencias y se seguirá la metodología y  recomendaciones que sobre el particular haga el jefe de archivo central, diligenciándolo  en formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

• Las cajas que se utilicen para las transferencias se identifican así:

Código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos. Identificados con el numero respectivo, libros cuando sea el caso, identificados con el numero que le corresponda, numero consecutivo de la caja, numero de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

c.    Resuma lo que indica el acuerdo en lo relacionado con la consulta y prestamos de documentos:

• Consulta de documentos: la consulta de documentos en los  archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberán efectuarse permitiendo el acceso a los documentos, cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que le expidan copias o fotocopias, estos deberán ser autorizados por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa función.

• Préstamos de documentos para tramites internos: en el momento que se quiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora debe llevar un registro en el cual se consigna la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, numero total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y termino perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia deberá hacer exigible su devolución inmediata.

4.  En la NTC 4095 encontramos.

Resumen/Nota de Alcance y contenido.

En este nivel se debe registrar el contenido de la unidad de descripción con la finalidad  de que usuario juzgue el interés potencial y utilidad de la información.

Se elabora entonces una reseña del documento, lo cual debe contener los siguientes elementos. AUTOR-DESTINATARIO-PERIODOS CRONOLOGICOS Y

CONTENIDO.

NORMA TECNICA COLOMBIANA

Una vez elaborada la reseña de contenido, se deben extraer de allí aquellos elementos que son susceptibles indización, como en el caso de las categorías toponímicas, onomásticas cronológicas y temáticas. Estos elementos deben consignarse como ``Subniveles`` del nivel de contenido.

LUGARES

Santafé/sata fe-Monasterio de Santa Clara/Honda/Antioquia Ciudad

En el caso anterior encontramos un punto Monasterio de Santa Clara que se debe inscribir dentro de Toponímica correspondiente Santafé . De tal manera que en el índice impreso quedaría así

SANTAFE----Toponímico Mayor

Monasterio de Santa Clara--------Localidad Menor

0028------Número de índice del catalogo

Debe escribirse primero el nombre propio tal y como contrararamente seguido por paréntesis el accidente o ubicación geográfica.

Santa Marta  ciudad

Sierra Nevada de Santa Marta macizo

Cocuy    Río

Cocuy   Sierra Nevada

El Cocuy     En este caso va solo. Aquí se refiere al municipio                                                                                             

NORMA TECNICA COLOMBIANA

Ejemplos.

Cartagena    Bolívar

       8

Bahía

309,804

Distrito

170,84,490

Provincia

749,506

Sabanalarga    Antioquia

Cantón              Provincia Cartagena

Distrito Parroquial

Si se hace necesario sumista algunas indicaciones relativas a cambios de ubicación o de nombre, conviene hacerlo a nivel de    ``NOTAS``

NOMBRES/CARGOS

El orden a seguir al diligenciar el nivel de nombres, debe ser el siguiente.

Apellidos,  ^  Nombre  (  s)  ^ ,   Cargo.

Ejemplo:

Álvarez de Santillán, Juan José- --Capitán, Encomendero

                                     Nombres (s)      cargas

            117     Número de índice de Catalogo

                                                     

Camacho, Martin Escribano

          98

Cárdenas, Vicente.       Gobernación     Provincia de Popayán

     288

Flórez  de Ocariz y Acuña, Joseph----- Capitán, Corregido

     834

TEMAS

Los temas o descriptores dan una idea clara de lo que se desea expresar.

Se debe hacer uso primero del descriptor principal, seguido de una acotación a este entre paréntesis.

TEMA PRINCIPAL (calificativo)---clase de Gestión

Número de índice del catalogo

Ejemplos:

Minas  (explotación)—pleito

    748

Esclavos (remates) – Postulaciones

Conventos (rentas) – remates

VALORACION, SELECCIÓN Y ELIMINACION

Aquí se debe informar acerca de cualquier operación realizada sobre la unidad de descripción en lo que tienen que ver con los procesos de valoración, selección y eliminación.

Ejemplo

Se ha determinado que estos documentos, debido a su valor testimonial deben ser conservados permanentemente a partir de un término de diez años de existencia.”

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

Se debe proporcionar información de la disensión que el archivista le ha dado a la unidad de descripción. Se envidiaron las principales características de la estructura interna y el orden de los documentos.

Ejemplo

Expedientes ordenados alfabéticamente.

NUEVOS INGRESOS

Aquí se debe indicar si se esperan futuros ingresos documentales que alteren el volumen de la unidad de descripción . Se informa entonces sobre la cantidad y frecuencia de tales ingresos.

AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACION

CONDICIONES DE ACCESO

Se señalaran aquellas condiciones legales  (legales o materiales) que restrinjan o afecten el acceso a la  unidad de descripción.

CARACTERISTICAS FISICAS Y ESTADO DE CONSERVACION

Aquí se debe proporcionar información acerca de cualquier característica física relevante que afecte la utilización de la unidad de descripción.

Ej: Folio roto en el extremo superior izquierdo.

Documento mutilado

Folio manchado en el borde inferior izquierdo.

INSTRUMENTOS DE CONSULTA

Aquí s informa sobre cualquier instrumento de consulta que este en el ARCHIVO.

Ejm: Índice temático de la Documentación producida después de 1924.

Índice de correspondencia hasta 1911.

SITUACION JURIDICA

En este nivel se debe dar información acerca de la situación legal o status jurídico de la unidad de descripción.

Ejm: Documentación transferida en virtud del Decreto 010 de 1987.

LENGUA DE LOS DOCUMENTOS

Aquí se debe señalar los idiomas predominantes en los documentos que conforman la unidad de descripción.

Ejm: Español

          Latín

         Italian

AREA DE DOCUMENTACION ASOCIADA

Localización de los Documentos Originales: Si la unidad de descripción es una reproducción, y alguna persona o entidad posee los originales, estos se deben mencionar aquí siempre y cuando esta información no sea confidencial.

Ejm: Documento Original, en la Biblioteca Nacional, sala de la constitución

Originales en la Academia Colombiana de Historia.

  

EXISTENCIA DE COPIAS

Si la unidad de conservación se encuentra en otro tipo de soportes bien sea en el archivo o fuera de el se debe mencionar aquí, indicándose además el lugar donde puede ser consultado.

Ejm: Actas de sesión plenaria: también disponibles en microfilm.

Mapas de la comisión corográfica 1850-1858: disponibles también en vídeo.

UNIDADES DE DESCRIPCION REFLECIONADAS EN EL ARCHIVO

Se deben identificar otros documentos que se relacionan con la unidad de descripción. Si la fuente complementaria es un instrumento de consulta, debemos utilizar para ello el nivel 4.3. Instrumentos de Consulta.

Ejm: Expedientes relativos a la censura de prensa. Véase el fondo ``Ministerio de Gobierno`` - Sección 5

 Tomo 7, Folios 73 a 278        

NORMA TECNICA COLOMBIANA  NTC  4095

DOCUMENTACION COMPLEMENTARIA EN OTROS ARCHIVOS

Aquí se debe señalar la existencia en otros archivos de aquella documentación relacionada con la procedencia de la unidad de descripción.

Ejm: Archivo Central del Cauca expedientes relativos a la Real Casa de Moneda de Popayán.

BIBLIOGRAFIA

Se indicara cualquier publicación que se haya basado en la utilización y análisis de la unidad de descripción.

Ejm: Folios 70-77 publicados en el Boletín de Historia y Antigüedades año xxv Nº 344, año de 1978 págs. 4-11.

AREA DE NOTAS

NOTAS 

En este nivel se proporcionara información adicional de importancia que no corresponda a ninguno de los niveles anteriores.

NORMA TECNICA COLOMBIANA  NTC 4095

EJEMPLOS PARA LA ELABORACION DE CATALOGOS E INDICES

Ejemplos relativos a los productos finales de una descripción como es el caso de los instrumentos de consulta denominados: Catálogos e Índices:

CATALOGO

Nºde índice                         Descripción                                          Caja, legajo

01658                     Bogota.00-00-1991 texto de articulado

                               Debatido en la asamblea nacional
                               constituyente y que remite su secretario

                               Jacobo Pérez Escobar a la presidencia de

                               La misma , tema trabajo articulado.

             

                            

 Por: Maribel Paredes Niño

Ficha: 113448